De la amânare la acțiune – Ghid complet pentru combaterea procrastinării în formarea profesională

Întotdeauna, în cariera mea de peste 20 de ani ca formator profesionist în educația adulților am încercat să înțeleg nevoile reale de formare profesională ale participanilor la programele de formare profesională și problemele cu care aceștia se confruntă în procesul lor de învățare ca adulți. Am desfășurat o serie de studii pentru cinci specializări, cu “provocările” pe care le au absolvenții în noua lor activitate profesională, iar rezultatele le-am concentrat în materiale concrete cu exemple punctuale primite de la ei. Așa am creat, de exemplu, “Provocările Managerului de Securitate” unde discut, cu noii cursanți, 30 de provocări care reflectă complexitatea rolului de manager de securitate în contextul actual și diversitatea aspectelor pe care trebuie să le gestioneze aceștia. Discuțiile pe baza acestor provocări s-a dovedit a fi una dintre cele mai eficiente metode pentru înțelegerea de către cursanți a ceea ce-i așteaptă în noua lor specializare.

Tot în sprijinul cursanților mei, am realizat “Tehnici de studiu – recomandări pentru cursanții RQM Certification” care conține o serie de tehnici validate științific pentru îmbunătățirea procesului de studiu care-i încurajează pe cursanți să aibă o abordare mai activă și conștientă față de învățare.

De curând, la unul din cursurile de “Manager de Securitate” am asistat la o discuție interesantă între doi cursanți pe o temă pe care nu o mai abordasem în mod special până atunci la nici unul din cursurile mele, și care, nu era prezentată în nici unul din cele cinci studii privind provocările, și nici în “Tehnici de studiu“, și anume: “PROCRASTINAREA“.

Redau, puțin adaptat și stilizat, dialogul dintre cei doi cursanți cărora le-am schimbat numele reale:

Maria: “Salut, Alex! Cum merge pregătirea pentru examenul final de Manager de Securitate?”

Alex: “Salut, Maria! Păi… să fiu sincer, nici nu am început să învăț. Mereu îmi spun că o să mă apuc mâine, dar cumva ajung să fac altceva.”

Maria: “Înțeleg perfect. Sună a procrastinare clasică. Și eu am trecut prin asta la începutul cursului.”

Alex: “Procrastinare? Ce înseamnă, mai exact?”

Maria: “Procrastinarea este tendința de a amâna sau întârzia în mod constant sarcinile importante, chiar dacă știi că ar trebui să le faci. În loc să te apuci de învățat, în cazul tău, probabil că găsești alte activități urgente de făcut, nu?”

Alex: “Așa este, dar uneori mi-e atât de greu să mă apuc de învățat! Când văd câte am de citit, mă simt blocat. Prefer să fac orice altceva decât să încep în momentul ăla.”

Maria: “Te înțeleg perfect. Problema e că procrastinarea poate avea consecințe serioase și după ce termini cursul ăsta, mai ales în domeniul nostru de securitate.”

Alex: “Cum adică? Da, dar ce e atât de rău în asta? Dacă reușesc să termin totul la timp, contează când încep?“

Maria: “La prima vedere, poate părea că nu contează, dar amânarea are consecințe. Gândește-te: când amâni, acumulezi presiune și stres. Mai mult, când lucrezi sub presiune, calitatea muncii poate scădea. Nu mai ai timp să înțelegi în profunzime, să analizezi și să asimilezi corect informațiile. Ca Manager de Securitate, vei fi responsabil de protejarea activelor companiei, a angajaților și a informațiilor sensibile. Dacă procrastinezi în implementarea măsurilor de securitate sau în actualizarea procedurilor, poți lăsa compania vulnerabilă la amenințări.”

Alex: “Hmm, nu m-am gândit la asta. Ai dreptate, ar putea fi periculos.”

Maria: “Exact. Plus că, dacă nu înveți acum temeinic, s-ar putea să nu treci examenul final. Sau chiar dacă îl treci, s-ar putea să nu fii pregătit corespunzător pentru provocările reale de la locul de muncă. Certificatul ăla frumos colorat nu cred că este suficient.”

Alex: “Înțeleg. Dar, tu, cum ai reușit să depășești procrastinarea?”

Maria: “Am început prin a-mi stabili obiective zilnice mici și realizabile. În loc să-mi propun să învăț tot capitolul într-o zi, mi-am propus să citesc doar 10 pagini. Apoi am folosit o tehnică de gestionare a timpului care se numește Pomodoro care se bazeaza pe principiul de a lucra in intervale de timp concentrate, urmate de scurte pauze de odihna si relaxare, 25 de minute de studiu intens, urmate de 5 minute de pauză.”

Alex: “Sună interesant. Trebuie să-mi dai mai multe amănunte despre tehnica asta și cred că o voi încerca și eu.”

Conversația aceasta m-a determinat să includ procrastinarea ca temă, în toate cursurile mele și am creat un material pe care l-am introdus în “Tehnici de studiu – recomandări pentru cursanții RQM Certification“.

În acest articol, vă prezint un extras amplu din tema “Procrastinarea”. Ce este procrastinarea, cum se manifestă, ce consecințe poate avea și ce ar trebui să facă participanții la cursurile de formare profesională, și nu numai aceștia, pentru a o “învinge”.

Ce este procrastinarea, de ce procrastinăm și cum o învingem?

Procrastinarea este tendința de a amâna sarcinile importante pe care trebuie să le facem, preferând să le lăsăm pe mai târziu și să ne ocupăm de alte activități mai puțin relevante sau mai ușoare. Cu alte cuvinte, în loc să ne concentrăm pe ceea ce este urgent și important, alegem să facem lucruri care sunt mai puțin stresante sau mai plăcute, dar care nu ne aduc niciun beneficiu real pe termen lung.

Există mai multe motive pentru care procrastinăm, printre care:

1. Teama de eșec: Uneori, amânăm o sarcină pentru că ne este teamă că nu vom putea să o facem corect.
2. Lipsa de motivație: Când o sarcină nu pare interesantă sau necesară pe moment, este ușor să o amânăm.
3. Perfecționismul: Dorința de a face totul perfect poate duce la amânare, deoarece așteptăm momentul ideal sau condițiile perfecte pentru a începe.
4. Distrageri: Într-o lume plină de notificări și tentații online, este ușor să ne lăsăm distrași de lucruri care nu au legătură cu sarcinile noastre principale.

Procrastinarea poate avea consecințe semnificative pentru participanții la cursurile de formare profesională în domeniile securității fizice și securității informației, și nu numai pentru aceștia:

1. Învățare ineficientă și/sau superficială: Amânarea studiului sau a pregătirii pentru examene poate duce la acumularea rapidă a materialelor de învățat, ceea ce face ca procesul de învățare să fie stresant și ineficient. Când procrastinezi, ajungi adesea să înveți pe ultima sută de metri, ceea ce nu îți permite să înțelegi și să asimilezi cu adevărat informațiile. Procrastinarea te forțează să grăbești procesul de învățare, ceea ce duce la o înțelegere superficială a materialului și la performanțe slabe la examene sau evaluări.
2. Pierderi financiare: Cursurile de formare profesională implică o investiție de timp și bani. Procrastinarea poate duce la eșecul de a finaliza cursul sau de a obține certificarea necesară, ceea ce înseamnă că investiția inițială ar putea fi pierdută.
3. Risc profesional: În domeniul securității, fie că vorbim de securitatea fizică sau de securitatea informației, cunoștințele trebuie să fie actuale și corecte. Procrastinarea poate duce la neglijarea învățării acestor cunoștințe esențiale, punând în pericol performanța ta profesională și capacitatea de a-ți îndeplini responsabilitățile.
4. Stres și anxietate: Amânarea constantă a sarcinilor importante poate crea un sentiment de stres și anxietate, mai ales pe măsură ce termenul limită se apropie. Aceasta poate afecta nu doar performanța de învățare, ci și bunăstarea generală.
5. Relații tensionate: Dacă procrastinarea te face să nu îți îndeplinești sarcinile la timp, acest lucru poate afecta relațiile cu colegii, formatorii sau angajatorii, care se bazează pe tine pentru a respecta termenele și pentru a livra rezultate de calitate.
6. Scăderea încrederii în sine: Când procrastinezi și nu reușești să îți îndeplinești obiectivele la timp, încrederea ta în propriile forțe poate scădea, ceea ce duce la o motivație și mai redusă pentru viitor.
7. Limitarea dezvoltării personale și profesionale: Procrastinarea îți poate bloca progresul în carieră și dezvoltarea personală, împiedicându-te să dobândești noi competențe și cunoștințe necesare pentru a avansa.
8. Oportunități ratate: Amânând pregătirea pentru certificări sau nefinalizând un curs la timp, poți pierde oportunități de avansare în carieră sau de a obține un loc de muncă mai bun.

Învingerea procrastinării începe prin conștientizarea faptului că este o problemă și prin aplicarea unor strategii eficiente pentru a o combate. Acestea includ setarea unor obiective clare, prioritizarea sarcinilor, planificarea zilei, blocarea timpului pentru activități importante și folosirea unor tehnici pentru menținerea concentrării. Este important să îți amintești că fiecare pas înainte, oricât de mic, te aduce mai aproape de succes și te ajută să îți îndeplinești obiectivele.

Am fost inspirat de Lukas J.M. Stangl care a prezentat într-un tabel foarte sugestiv “Best procastination forever”.  Mulțumesc, Lukas J.M. Stangl!

Am creat, pe această bază, o adaptare la specificul activității de formare profesională în domeniile securității fizice și securității informației. 

6 pași esențiali pentru a combate procrastinarea…

1. Împarte sarcinile complexe în pași mici. Atunci când o sarcină pare prea mare sau copleșitoare, este ușor să amâni începerea ei. Soluția este să o împarți în pași mai mici și mai ușor de gestionat. Fiecare pas ar trebui să fie suficient de simplu încât să nu mai simți rezistență în a-l începe. Imaginați-vă că aveți de pregătit un raport detaliat despre o evaluare de securitate fizică pentru o clădire. Sarcina în sine poate părea copleșitoare, ceea ce poate duce la amânare. În schimb, împărțiți acest proiect în pași mai mici: cercetarea reglementărilor relevante, identificarea punctelor vulnerabile, analizarea soluțiilor de securitate disponibile și scrierea fiecărei secțiuni a raportului separat. Finalizarea fiecărui pas mic vă va oferi un sentiment de realizare și va reduce teama de a începe. Aceasta nu doar că face sarcina mai puțin descurajantă, dar îți oferă și un sentiment de realizare la fiecare etapă finalizată.
2. Aplică regula celor două minute. Există multe sarcini mici care sunt amânate, deși ar putea fi rezolvate imediat. Regula celor două minute îți sugerează să te ocupi de orice activitate care durează mai puțin de două minute pe loc, fără să o amâni. Acest lucru îți va da un impuls de productivitate și va preveni acumularea de mici sarcini care, în cele din urmă, ar putea deveni copleșitoare. În plus, prin rezolvarea acestor mici sarcini rapid, îți vei antrena creierul să nu mai amâne acțiunea. Să presupunem că primiți un e-mail în care vi se cere să confirmați datele unui curs de formare. În loc să amânați răspunsul, aplicați regula celor două minute: deschideți imediat e-mailul și răspundeți pe loc, dacă sarcina durează mai puțin de două minute. Această acțiune rapidă vă ajută să vă mențineți inbox-ul organizat și să nu acumulați sarcini mici, dar importante, care ar putea deveni copleșitoare.
3. Elimină sursele de distragere. În era digitală, suntem înconjurați de distrageri – fie că este vorba de notificări de pe telefon, social media, sau chiar de e-mailuri. Identificarea și eliminarea acestor surse de distragere este esențială pentru a rămâne concentrat și productiv. Poți începe prin a închide notificările pe perioada în care lucrezi sau prin utilizarea aplicațiilor care blochează accesul la site-urile care îți consumă timpul. De asemenea, creează-ți un mediu de lucru în care să te simți confortabil, dar care să nu te distragă de la sarcinile tale principale. În timpul unei sesiuni de învățare pentru un examen de certificare în securitatea informației, este ușor să fiți distras de notificările de pe telefon sau de rețelele sociale. Înainte de a începe studiul, opriți notificările, puneți telefonul în modul „Nu deranjați” sau folosiți aplicații precum „Freedom” pentru a bloca accesul la site-urile care vă distrag atenția. Acest lucru vă va permite să vă concentrați mai bine și să învățați mai eficient.
4. Stabilește termene clare și realiste. Termenele limită sunt un motivator puternic, dar doar dacă sunt clare și realiste. Atunci când știi exact când trebuie să finalizezi o sarcină, ai un motiv să acționezi și să nu mai amâni. Asigură-te că termenele stabilite sunt suficient de aproape pentru a crea un sentiment de urgență, dar și suficient de realiste pentru a putea finaliza sarcina fără stres inutil. În plus, fragmentarea unui proiect mare în termene intermediare îți poate oferi oportunități regulate de a verifica progresul și de a ajusta strategia dacă este necesar. Să zicem că trebuie să finalizați un studiu de caz despre un incident de securitate informatică. În loc să lăsați sarcina să se prelungească pe termen nedeterminat, stabiliți un termen clar: „Voi finaliza analiza incidentului până vineri la ora 17:00”. Apoi, fragmentați sarcina în etape mai mici cu termene specifice, cum ar fi „Cercetarea incidentului marți dimineață” și „Scrierea concluziilor joi după-amiază”. Aceste termene vă vor oferi un ritm de lucru și vă vor ajuta să evitați amânările.
5. Creează un ritual zilnic pentru a începe ziua de lucru. Stabilirea unui ritual zilnic care să marcheze începutul zilei de lucru te poate ajuta să intri mai rapid în starea necesară pentru a te concentra. Acest ritual poate include activități precum o scurtă sesiune de meditație, organizarea biroului, sau revizuirea sarcinilor prioritare pentru ziua respectivă. Prin repetarea zilnică a acestui ritual, creierul tău va învăța să asocieze aceste activități cu începutul muncii, reducând tendința de procrastinare și sporind eficiența de la începutul zilei. În fiecare dimineață, înainte de a începe să lucrați la proiectele de securitate fizică sau informațională, dedicați 10 minute pentru a revizui agenda zilei. Puteți face o listă cu sarcinile prioritare și să vă organizați spațiul de lucru. Acest ritual zilnic vă va ajuta să vă intrați în ritmul de lucru și să evitați pierderea timpului, pregătindu-vă mental pentru o zi productivă.
6. Fii conștient de energia și timpul tău personal. Una dintre cauzele principale ale procrastinării este faptul că încercăm să facem sarcini la momente nepotrivite din zi, când energia noastră este scăzută. Este important să fii conștient de ritmul tău circadian și de momentele în care te simți cel mai energic. De exemplu, dacă ești o persoană matinală, încearcă să îți programezi sarcinile cele mai grele sau importante dimineața. De asemenea, folosește tehnici de gestionare a timpului, cum ar fi blocarea timpului (time blocking), pentru a aloca perioade specifice fiecărui tip de sarcină, asigurându-te astfel că îți folosești resursele personale la maximum. Dacă știți că sunteți mai alert dimineața, folosiți acea perioadă pentru a învăța conceptele mai dificile legate de securitatea informației, cum ar fi criptografia sau analizele de risc. În schimb, lăsați sarcinile mai ușoare, cum ar fi revizuirea notițelor sau citirea articolelor, pentru după-amiază, când energia poate fi mai scăzută. Astfel, vă folosiți eficient resursele personale și reduceți tendința de a amâna sarcinile dificile pentru momentul nepotrivit.

7 tehnici eficiente pentru a-ți menține concentrarea…

1. Practică “mindfulness” zilnic. Mindfulness-ul este o tehnică eficientă pentru a-ți îmbunătăți capacitatea de concentrare. Practicarea mindfulness-ului zilnic, chiar și pentru doar câteva minute, te poate ajuta să îți calmezi mintea și să te concentrezi mai bine pe sarcinile pe care le ai de îndeplinit. Aceasta implică conștientizarea momentului prezent și acceptarea lui fără judecată. Înainte de a începe studiul pentru un examen de certificare în securitatea informației, dedică 5-10 minute practicii mindfulness. Găsește un loc liniștit, închide ochii și concentrează-te pe respirație. Această practică te ajută să îți eliberezi mintea de gândurile care te distrag și să te pregătești mental pentru sesiunea de învățare. Prin cultivarea mindfulness-ului, vei putea aborda materialul de studiu cu o minte clară și concentrată, reducând riscul de a te simți copleșit.
2. Ia pauze regulate. Pentru a menține o concentrare optimă, este esențial să iei pauze regulate. O tehnică bine cunoscută este metoda Pomodoro, care implică perioade de lucru de 25 de minute, urmate de o pauză scurtă de 5 minute. Pauzele scurte îți permit să îți reîncarci energia mentală și să revii la sarcini cu o perspectivă proaspătă, evitând astfel epuizarea și scăderea productivității. Atunci când studiezi concepte complexe, cum ar fi protocolul de criptare sau managementul riscurilor, aplică tehnica Pomodoro: lucrează timp de 25 de minute, apoi ia o pauză de 5 minute. După patru sesiuni de 25 de minute, ia o pauză mai lungă de 15-30 de minute. Aceste pauze regulate te ajută să îți reîmprospătezi mintea și să previi oboseala mentală, permițându-ți să te întorci la studiu cu o atenție sporită.
3. Reflectează asupra progresului tău. O parte esențială a menținerii concentrării este să reflectezi asupra progresului tău la sfârșitul fiecărei zile. Alocă-ți câteva minute pentru a evalua ce ai realizat și pentru a identifica eventualele obstacole care ți-au împiedicat concentrarea. Aceasta nu doar că te ajută să îți ajustezi planurile pentru ziua următoare, dar îți și oferă un sentiment de realizare care poate motiva menținerea unui ritm de lucru constant. La sfârșitul fiecărei zile de studiu, rezervă 10 minute pentru a reflecta asupra a ceea ce ai învățat. Notează ce sarcini ai finalizat, ce ai înțeles bine și unde ai întâmpinat dificultăți. De exemplu, dacă ai studiat procedurile de răspuns la incidente de securitate, întreabă-te: „Ce am înțeles cel mai bine astăzi? Ce aspecte necesită revizuire?” Acest obicei îți permite să îți ajustezi planul de studiu și să te concentrezi pe zonele care necesită mai multă atenție, îmbunătățindu-ți astfel eficiența în învățare.
4. Menține-te hidratat. Menținerea unei bune hidratări este adesea trecută cu vederea, dar are un impact direct asupra capacității de concentrare. Creierul nostru este compus în mare parte din apă, iar deshidratarea chiar și în mici grade poate afecta capacitatea de a gândi clar și de a rămâne concentrat. Asigură-te că bei apă regulat pe parcursul zilei pentru a-ți susține energia și funcțiile cognitive. În timpul sesiunilor lungi de studiu sau când participi la un workshop intensiv de securitate fizică, asigură-te că ai mereu o sticlă de apă la îndemână. De exemplu, dacă lucrezi la un proiect practic care implică evaluarea riscurilor de securitate pentru o clădire, hidratarea regulată te ajută să îți menții energia și concentrarea. O minte hidratată funcționează mai bine și este mai puțin predispusă la oboseală mentală.
5. Utilizează muzica pentru concentrare. Muzica poate fi un instrument puternic pentru a-ți îmbunătăți concentrarea. Ascultarea unor melodii liniștitoare sau a muzicii ambientale, fără versuri, te poate ajuta să te blochezi în zgomotul de fundal și să te concentrezi mai bine pe ceea ce faci. De exemplu, aplicații precum brain.fm oferă muzică creată științific pentru a susține diferite stări mentale, inclusiv concentrarea. Încearcă diferite genuri și ritmuri pentru a găsi ceea ce funcționează cel mai bine pentru tine. Când înveți pentru un examen important sau lucrezi la un proiect complex, cum ar fi implementarea unei politici de securitate informatică, încearcă să asculți muzică ambientală sau melodii fără versuri care să te ajute să te concentrezi. De exemplu, muzica de pe brain.fm este creată special pentru a stimula concentrarea. Aceasta poate reduce zgomotul de fundal și îți poate crea un mediu de studiu mai productiv, în care să te poți concentra mai ușor.
6. Crează un mediu de lucru optim. Mediul în care lucrezi are un impact major asupra capacității tale de concentrare. Asigură-te că spațiul de lucru este bine organizat și lipsit de distrageri. Un birou curat, un scaun confortabil și o lumină naturală sau artificială adecvată pot contribui la crearea unui mediu propice pentru muncă. De asemenea, poți adăuga elemente care îți stimulează creativitatea și starea de bine, cum ar fi plantele de interior sau obiecte care îți inspiră motivația. Pentru a te asigura că mediul tău de lucru sprijină învățarea, organizează-ți biroul într-un mod care să minimizeze distragerile. De exemplu, atunci când lucrezi la un proiect de securitate fizică, asigură-te că biroul tău este curat, documentele sunt organizate și că ai la îndemână doar materialele relevante. Lumina adecvată și un scaun confortabil contribuie, de asemenea, la crearea unui mediu de lucru în care te poți concentra mai bine pe sarcinile tale.
7. Setează-ți obiective clare și tangibile. Atunci când ai obiective clare și bine definite, îți este mult mai ușor să te concentrezi pe sarcinile care te duc spre realizarea lor. Începe fiecare zi stabilind 2-3 obiective prioritare, pe care să te concentrezi în mod special. Fiecare obiectiv ar trebui să fie specific, măsurabil și realizabil într-un interval de timp clar. Prin urmare, vei avea un ghid clar al priorităților tale, ceea ce îți va îmbunătăți considerabil concentrarea și eficiența. Începe fiecare sesiune de studiu cu obiective specifice și realizabile. De exemplu, dacă studiați un modul despre securitatea cibernetică, stabiliți ca obiectiv să înțelegeți și să rețineți conceptele-cheie din două capitole în următoarele două ore. Aceste obiective clare îți oferă un scop precis și te ajută să te concentrezi mai eficient pe ceea ce trebuie să realizezi, evitând astfel distragerea atenției și pierderea timpului.

7 instrumente esențiale pentru a combate procrastinarea…

1. Freedom. https://freedom.to este o aplicație care te ajută să blochezi accesul la site-urile și aplicațiile care îți consumă timpul și care te distrag de la muncă. Poți programa sesiuni de blocare pentru anumite perioade ale zilei, ceea ce îți permite să te concentrezi pe ceea ce este cu adevărat important. De asemenea, poți crea liste personalizate de site-uri pe care vrei să le blochezi, astfel încât să îți protejezi timpul și energia de distrageri inutile. Utilizarea acestui instrument este ideală atunci când trebuie să lucrezi la proiecte care necesită concentrare profundă.
2. RescueTime. https://www.rescuetime.com este o aplicație de monitorizare a activității care îți oferă o perspectivă detaliată asupra modului în care îți petreci timpul online. Aceasta îți arată cât timp petreci pe fiecare site sau aplicație, permițându-ți să identifici obiceiurile neproductive. RescueTime îți oferă rapoarte săptămânale și alerte care te ajută să te menții pe drumul cel bun și să faci ajustările necesare pentru a maximiza productivitatea. Prin conștientizarea modului în care îți petreci timpul, poți lua decizii mai bune și poți evita procrastinarea.
3. Forest App. https://www.forestapp.cc este o aplicație unică, care combină gestionarea timpului cu stimularea vizuală. În timp ce te concentrezi pe o sarcină, plantezi un copac virtual. Pe măsură ce lucrezi, copacul crește; dacă ieși din aplicație pentru a folosi telefonul, copacul moare. Această abordare ludică te motivează să rămâi concentrat și să eviți distragerile. Forest îți oferă, de asemenea, posibilitatea de a transforma copacii virtuali în copaci reali prin parteneriate cu organizații de mediu, făcând astfel munca ta mai semnificativă.
4. Todoist. https://todoist.com este o aplicație de gestionare a sarcinilor care te ajută să îți organizezi și prioritizezi activitățile zilnice. Cu Todoist, poți crea liste de sarcini, le poți eticheta în funcție de prioritate și le poți programa pe zile specifice. Aplicația îți permite să împarți sarcinile mari în subtârguri, ceea ce face ca proiectele complexe să fie mai ușor de gestionat. De asemenea, Todoist îți oferă rapoarte de productivitate, astfel încât să îți poți evalua progresul și să îți ajustezi strategia în funcție de rezultate.
5. Focus Keeper. https://focuskeeper.co este o aplicație de gestionare a timpului bazată pe tehnica Pomodoro, care îți ajută să îți menții concentrarea și productivitatea. Aplicația îți permite să setezi sesiuni de lucru de 25 de minute, urmate de pauze scurte, și te notifică atunci când este timpul să iei o pauză sau să începi o nouă sesiune. Aceasta este ideală pentru cei care se confruntă cu procrastinarea deoarece îți structurează ziua în mod eficient și îți oferă un sentiment de urgență care te motivează să continui să lucrezi.
6. Brain.fm. https://www.brain.fm este un serviciu de streaming de muzică creat științific pentru a îmbunătăți starea de concentrare, relaxare sau somn. Spre deosebire de muzica tradițională, melodiile de pe brain.fm sunt concepute special pentru a stimula anumite unde cerebrale, ceea ce te ajută să intri rapid în starea de concentrare dorită. Este un instrument excelent pentru cei care au nevoie de ajutor suplimentar pentru a se concentra sau pentru a-și calma mintea înainte de culcare.
7. Trello. https://trello.com este un instrument de gestionare a proiectelor care te ajută să îți organizezi sarcinile și să colaborezi eficient cu alții. Folosind un sistem vizual de panouri și carduri, poți să îți organizezi sarcinile în funcție de progresul lor: de la „de făcut” la „în desfășurare” și „finalizat”. Trello îți permite să adaugi termene limită, etichete, fișiere atașate și comentarii, ceea ce îl face ideal pentru gestionarea atât a proiectelor personale, cât și a celor de echipă. Această abordare vizuală te ajută să vezi clar ce ai de făcut și te motivează să îți continui munca.

7 strategii eficiente pentru a opri procrastinarea…

1. Setează obiective clare și precise. Una dintre principalele cauze ale procrastinării este lipsa clarității asupra a ceea ce trebuie realizat. Atunci când obiectivele sunt vagi sau neclare, este ușor să amâni sarcinile sau să te simți copleșit. Soluția este să îți setezi obiective clare, specifice și măsurabile. De exemplu, în loc să îți propui „să înveți pentru examen”, setează un obiectiv mai concret, cum ar fi „să înveți două capitole din manual în următoarele trei ore”. Obiectivele clare îți oferă un punct de focus și o direcție clară, reducând astfel tendința de a procrastina. Dacă trebuie să înveți despre reglementările privind securitatea informațiilor, în loc să îți propui vag „să înveți despre securitatea informațiilor”, stabilește un obiectiv clar: „Voi citi și voi lua notițe despre reglementările ISO 27001 în următoarele două ore.” Acest obiectiv specific îți oferă o direcție clară și te ajută să te concentrezi pe sarcina de învățare, eliminând tendința de a amâna.
2. Prioritizează sarcinile esențiale. Când te confrunți cu o listă lungă de sarcini, este ușor să procrastinezi deoarece nu știi de unde să începi. Prioritizarea sarcinilor te ajută să te concentrezi mai întâi pe cele mai importante și urgente activități. Poți folosi Matricea Eisenhower, care împarte sarcinile în patru categorii: urgent și important, important dar nu urgent, urgent dar nu important, și nici urgent nici important. Începând cu sarcinile din prima categorie, vei elimina cele mai presante probleme și vei reduce stresul, facilitând progresul în restul sarcinilor. Dacă ai de pregătit un proiect complex de evaluare a riscurilor pentru securitatea fizică a unei clădiri, prioritizează sarcinile în funcție de importanță și urgență. De exemplu, începe cu identificarea și evaluarea riscurilor critice care necesită acțiuni imediate, înainte de a trece la sarcinile mai puțin urgente, cum ar fi actualizarea documentației. Această prioritizare te ajută să te concentrezi pe cele mai importante aspecte ale proiectului, reducând procrastinarea.
3. Planifică-ți ziua în avans. Lipsa unui plan poate duce rapid la procrastinare. Dacă începi ziua fără o idee clară despre ce trebuie să faci, vei fi tentat să amâni sarcinile importante. Planificarea zilnică te ajută să îți organizezi timpul și să te asiguri că fiecare moment este folosit eficient. Poți începe fiecare zi stabilind o listă de sarcini prioritare și alocându-le un interval de timp specific. Un plan bine structurat te va ghida pe parcursul zilei, reducând tentația de a procrastina. Înainte de a începe o zi de studiu intens, cum ar fi pregătirea pentru un examen de certificare în securitatea cibernetică, alocă-ți 10-15 minute seara pentru a-ți planifica ziua următoare. De exemplu, poți decide să studiezi criptografia dimineața, când ești cel mai proaspăt mental, și să faci exerciții practice după-amiaza. Acest plan clar te va ajuta să te apuci de treabă imediat ce începe ziua, evitând amânările și pierderea timpului.
4. Folosește blocarea timpului (Time Blocking). Blocarea timpului este o tehnică de gestionare a timpului care implică alocarea unor intervale de timp specifice pentru fiecare sarcină sau activitate. În loc să treci de la o sarcină la alta într-un mod haotic, îți structurezi ziua în blocuri de timp dedicate anumitor activități. De exemplu, poți aloca o oră dimineața pentru a lucra la un raport și o oră după-amiaza pentru a răspunde la e-mailuri. Această metodă îți oferă un sentiment de control și te ajută să te concentrezi mai bine pe fiecare activitate în parte, reducând procrastinarea. Să presupunem că trebuie să revizuiești un set de documente despre politicile de securitate ale unei organizații. În loc să abordezi sarcina într-un mod aleatoriu, alocă-ți un bloc de timp specific pentru această activitate, de exemplu, 09:00 – 11:00. În acest interval, concentrează-te doar pe revizuirea documentelor, fără a te lăsa distras de alte sarcini sau notificări. Această tehnică îți oferă o structură clară și te ajută să rămâi concentrat pe ceea ce trebuie să faci.
5. Oferă-ți mici recompense. Oferirea de recompense mici pentru sarcinile finalizate este o strategie eficientă pentru a combate procrastinarea. Recompensele creează o asociere pozitivă cu finalizarea sarcinilor, motivându-te să continui să lucrezi. De exemplu, poți să îți promiți o pauză de 10 minute sau o gustare preferată după ce ai terminat o sarcină dificilă. Aceste mici recompense nu doar că îți oferă un stimulent imediat pentru a începe și a termina sarcinile, dar îți și ridică moralul, menținându-te motivat pe termen lung. După ce finalizezi o sarcină dificilă, cum ar fi elaborarea unei analize de risc pentru un sistem de securitate informatică, răsplătește-te cu o pauză scurtă, o gustare preferată sau câteva minute de relaxare. De exemplu, poți să îți promiți o pauză de 10 minute pentru a te plimba în aer liber după ce ai terminat de scris raportul. Aceste mici recompense te motivează să finalizezi sarcinile și să eviți procrastinarea, deoarece ai ceva plăcut de așteptat după fiecare efort.
6. Concentrează-te pe progres, nu pe perfecțiune. Procrastinarea este adesea cauzată de teama de eșec sau de dorința de a face totul perfect. Concentrarea excesivă pe perfecțiune poate duce la amânarea sarcinilor, deoarece te simți copleșit de standardele înalte pe care ți le impui. În schimb, încearcă să te concentrezi pe progres, nu pe perfecțiune. Fiecare mic pas înainte este un succes în sine, și este important să îți recunoști realizările, chiar dacă nu sunt perfecte. Adoptând o mentalitate de creștere, vei reduce anxietatea legată de performanță și vei deveni mai productiv. Să presupunem că trebuie să finalizezi un proiect de cercetare despre amenințările cibernetice emergente. În loc să te blochezi în încercarea de a face fiecare detaliu perfect de la început, concentrează-te pe realizarea unui draft complet, chiar dacă nu este perfect. După ce ai un draft final, te poți întoarce și îl poți îmbunătăți. Concentrarea pe progres te ajută să avansezi constant, evitând amânările cauzate de perfecționism.
7. Aplică metoda „Eat That Frog”. Metoda „Eat That Frog” se bazează pe ideea de a începe ziua cu cea mai dificilă și neplăcută sarcină, cunoscută ca „broasca”. Ideea este că, odată ce ai terminat sarcina cea mai provocatoare, restul zilei va părea mult mai ușor de gestionat. Această abordare îți oferă un sentiment de realizare de la începutul zilei, ceea ce îți va spori motivația și va reduce tendința de a procrastina. În plus, abordând sarcina cea mai dificilă în momentele tale de maximă energie și concentrare, vei crește șansele de a o finaliza cu succes. Dacă ai o sarcină pe care o consideri dificilă sau neplăcută, cum ar fi analizarea unei breșe de securitate într-un sistem IT, fă-ți un obicei să o abordezi prima dată dimineața, când ești cel mai proaspăt și energic. Odată ce ai terminat sarcina cea mai dificilă, restul zilei va părea mai ușor de gestionat. Astfel, te vei simți mai puțin tentat să amâni alte sarcini și vei avea un sentiment de realizare de la începutul zilei.

10 sfaturi esențiale pentru a-ți crește productivitatea…

1. Menține un spațiu de lucru curat și organizat. Un spațiu de lucru curat și organizat este esențial pentru a-ți menține concentrarea și productivitatea. Haosul vizual poate crea haos mental, ceea ce duce la distragerea atenției și la dificultăți în a rămâne concentrat. Asigură-te că biroul tău este ordonat și că ai la îndemână doar lucrurile necesare pentru sarcinile curente. O organizare eficientă te ajută să găsești rapid ceea ce ai nevoie și să te concentrezi mai bine pe muncă. Atunci când pregătești documentația pentru o evaluare de securitate fizică, un birou dezordonat poate fi o sursă de distragere. Asigură-te că spațiul tău de lucru este curat și bine organizat, cu toate materialele relevante la îndemână. De exemplu, păstrează pe birou doar hârtiile necesare și închide toate alte aplicații sau ferestre inutile de pe computer. Acest lucru îți va permite să te concentrezi mai bine și să lucrezi mai eficient.
2. Folosește un cronometru pentru a-ți organiza timpul. Utilizarea unui cronometru poate fi extrem de eficientă pentru a-ți gestiona timpul și a-ți crește productivitatea. Tehnica Pomodoro este una dintre cele mai populare metode în acest sens. Așa cum am văzut deja, aceasta implică lucrul timp de 25 de minute, urmat de o pauză de 5 minute. Dacă studiezi pentru un examen de certificare în securitatea informației, utilizează tehnica Pomodoro: setează un cronometru pentru 25 de minute în care să te concentrezi exclusiv pe studiu, urmat de o pauză de 5 minute. Repetă acest ciclu de patru ori, apoi ia o pauză mai lungă. Acest mod de organizare te ajută să rămâi concentrat și să previi epuizarea, făcând sesiunea de studiu mai productivă.
3. Grupează sarcinile similare pentru a economisi timp. Atunci când îți organizezi ziua, încearcă să grupezi sarcinile similare pentru a economisi timp și energie. De exemplu, dacă ai de răspuns la e-mailuri, alocă un interval de timp dedicat exclusiv acestui lucru, în loc să verifici e-mailurile sporadic pe parcursul zilei. Gruparea sarcinilor îți permite să te concentrezi mai eficient pe tipuri de activități similare și să intri într-un ritm care îți sporește productivitatea. Dacă trebuie să revizuiești mai multe documente de securitate pentru diferite proiecte, planifică-ți o sesiune de lucru dedicată doar acestei activități. În loc să treci de la un document la altul pe parcursul zilei, grupează-le și alocă un interval de timp specific pentru revizuirea lor. Astfel, vei intra într-un ritm de lucru eficient, economisind timp și energie.
4. Utilizează memento-uri vizuale pentru a rămâne pe drumul cel bun. Memento-urile vizuale, cum ar fi post-it-urile sau notițele pe care le vezi zilnic, sunt un mod excelent de a-ți reaminti de obiectivele și sarcinile importante. Acestea te ajută să rămâi concentrat pe ce ai de făcut și să eviți procrastinarea. Amplasează-le în locuri vizibile, cum ar fi pe monitor, pe birou sau pe peretele din fața ta, pentru a-ți menține atenția orientată spre priorități. Să presupunem că ai mai multe sarcini importante de finalizat, cum ar fi completarea unui raport de audit de securitate. Scrie sarcinile pe post-it-uri și plasează-le pe monitor sau pe tabloul de sarcini și de fiecare dată când finalizezi o sarcină, scoate post-it-ul. Acest memento vizual îți va reaminti constant ce trebuie să faci și te va motiva să progresezi. 
5. Abordează sarcinile dificile când ești cel mai energic. Fiecare persoană are momente ale zilei când se simte cel mai energic și concentrat. Identifică acele momente pentru tine și rezervă-le pentru sarcinile cele mai dificile sau importante. De exemplu, dacă te simți cel mai productiv dimineața, începe ziua cu sarcinile care necesită cea mai mare concentrare, cum ar fi analizarea unor cazuri complexe de securitate cibernetică. După ce ai finalizat această sarcină dificilă, poți trece la activități mai ușoare, știind că ai realizat deja cea mai provocatoare parte a zilei.
6. Stabilește limite clare între muncă și viața personală. Pentru a evita epuizarea și a te menține productiv, este important să stabilești limite clare între muncă și viața personală. Definește perioade specifice pentru muncă și activități personale și respectă-le. De exemplu, evită să verifici e-mailurile de serviciu în afara programului de lucru sau să aduci problemele de la birou acasă. Stabilirea acestor limite te ajută să îți menții echilibrul între viața profesională și cea personală, reducând stresul și crescând satisfacția generală. Când studiezi acasă pentru un curs de securitate fizică, este esențial să delimitezi clar timpul dedicat studiului de timpul liber. De exemplu, decide că după ora 18:00 nu mai deschizi cărțile de studiu și te concentrezi pe activități personale. Această separare te ajută să te odihnești mai bine și să fii mai productiv în timpul dedicat învățării.
7. Planifică-ți ziua de lucru cu o seară înainte. Planificarea zilei următoare cu o seară înainte este o modalitate eficientă de a începe ziua cu claritate și scop. Fă-ți o listă cu sarcinile prioritare pe care trebuie să le realizezi și asigură-te că îți aloci timp pentru fiecare dintre ele. Această practică nu doar că îți oferă o direcție clară de dimineață, dar îți și reduce stresul, deoarece știi deja ce ai de făcut și poți să îți începi ziua cu un plan clar. Înainte de a te culca, fă-ți un plan pentru ziua următoare. De exemplu, notează că dimineața vei studia politica de securitate a informațiilor, iar după-amiaza vei lucra la proiectul practic de evaluare a riscurilor. Această planificare te va ajuta să începi ziua cu claritate și să îți organizezi mai eficient timpul.
8. Fă exerciții fizice regulat, pentru a-ți îmbunătăți concentrarea. Exercițiile fizice nu doar că îți îmbunătățesc sănătatea fizică, dar au și un impact pozitiv asupra concentrării și productivității tale. Activitatea fizică ajută la creșterea fluxului sanguin către creier, ceea ce îmbunătățește funcțiile cognitive și reduce stresul. Include în rutina ta zilnică sesiuni de exerciții fizice, fie că este vorba de o plimbare scurtă, de exerciții de stretching sau de o sesiune completă de antrenament, pentru a-ți menține mintea clară și productivă. După o sesiune lungă de studiu sau lucru intens la un raport de securitate, ia-ți 15-20 de minute pentru a face o plimbare sau exerciții fizice ușoare. De exemplu, poți face o scurtă plimbare în jurul clădirii sau câteva exerciții de stretching. Aceste activități fizice vor stimula circulația sângelui și îți vor reîmprospăta mintea, permițându-ți să revii la studiu cu mai multă energie și claritate mentală.
9. Folosește tehnici de respirație pentru a reduce stresul. Stresul poate fi un mare inhibitor al productivității. Când te simți copleșit, este important să ai la îndemână tehnici rapide pentru a-ți calma mintea. Dacă te simți stresat în timpul unui examen sau al unei sesiuni dificile de studiu, încearcă o tehnică simplă de respirație pentru a te calma. De exemplu, practică respirația 4-4-4-4: inspiră timp de 4 secunde, ține respirația pentru 4 secunde, expiră timp de 4 secunde, și ține din nou respirația timp de 4 secunde. Aceasta îți va calma sistemul nervos și îți va permite să te concentrezi mai bine pe sarcina de față.
10. Învață să delegi și să ceri ajutor când este necesar. Un alt mod eficient de a-ți crește productivitatea este să înveți să delegi sarcinile care nu necesită neapărat implicarea ta directă. Identifică acele activități care pot fi realizate de altcineva și învață să delegi eficient. De asemenea, nu ezita să ceri ajutor atunci când te confrunți cu o sarcină dificilă sau copleșitoare. A cere ajutor nu este un semn de slăbiciune, ci o strategie inteligentă pentru a asigura că munca este făcută eficient și la timp. Dacă lucrezi în echipă la un proiect de securitate, învață să delegi sarcinile care nu necesită neapărat implicarea ta directă. De exemplu, dacă trebuie să aduni date pentru un raport, poți cere unui coleg să colecteze informațiile de bază, în timp ce tu te concentrezi pe analizarea și interpretarea acestora. De asemenea, dacă te confrunți cu o sarcină complexă, nu ezita să ceri sfaturi sau ajutor de la un mentor sau un coleg mai experimentat.

În concluzie, procrastinarea este o provocare cu care mulți dintre noi ne confruntăm, mai ales în domenii solicitante precum securitatea fizică și informațională. Însă, așa cum am văzut, există numeroase strategii și instrumente la dispoziția noastră pentru a o combate eficient.

Înțelegând cauzele procrastinării, stabilind obiective clare, prioritizând sarcinile și folosind tehnici de management al timpului, putem transforma procrastinarea dintr-un obstacol într-o oportunitate de creștere și dezvoltare profesională.

Amintiți-vă: fiecare pas mic făcut în direcția cea bună contează. Nu trebuie să fim perfecți de la început, ci să facem progrese constante.

Vă provoc să alegeți una dintre strategiile prezentate în acest articol și să o puneți în practică timp de o săptămână. Fie că este vorba despre tehnica Pomodoro, despre planificarea zilei în avans sau despre crearea unui mediu de lucru optimizat, începeți cu un pas mic, dar ferm. La sfârșitul săptămânii, reflectați asupra impactului pe care această schimbare l-a avut asupra productivității și stării voastre generale. Sunt convins că veți observa o diferență pozitivă.

Nu uitați: succesul în combaterea procrastinării nu vine peste noapte, ci este rezultatul unor eforturi constante și al unei mentalități orientate spre creștere.

Haideți să transformăm împreună procrastinarea într-o poveste a trecutului și să ne concentrăm pe atingerea potențialului nostru maxim în domeniul securității!

Vă invit să împărtășiți experiențele și succesele voastre în comentarii. Împreună putem învăța, crește și excela în profesiile noastre.